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Comunicação na empresa, o eterno problema

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Sempre brincava com minha equipe : quando perder o emprego, vou ganhar dinheiro dando consultoria em Comunicação na Empresa. Nunca vi em pesquisas a comunicação com os funcionários recebendo as melhores notas. Sempre foi apontada como ponto fraco mesmo nas ditas “melhores empresas para trabalhar”. Só o contentamento com o salário era imbatível em termos de piores notas.

Colocando o zoom sobre a Comunicação Interna, poderemos observar alguns equívocos ou lacunas que interferem na forma como é tratada e na solução dos problemas que ela provoca.

AS MÍDIAS ESTÃO BOMBANDO

A oferta de mídias eletrônicas que em tese poderia resolver todos os problemas da comunicação, pelo contrário parece confundir mais o ambiente, gerando novos curtos-circuitos no processo .

Os indefectíveis E-MAILS vieram substituir os anacrônicos MEMORANDOS. Antes uma área se comunicava com outra enviando uma folhinha colorida, padronizada e datilografada por incansáveis secretárias que enviavam cópias de outra cor para as “áreas copiadas” e retinham uma branquinha para seus arquivos implacáveis. Blocos devidamente carbonados “facilitavam” o trabalho.

Assim todo mundo podia cobrar todo mundo. Caixas de arquivos proliferavam por toda a “repartição” (esse termo é bem mais velhinho ainda).

Vejam que maravilha é o E-MAIL! Um leve toque e toda a empresa pode receber a mensagem. Tudo fica arquivado automaticamente e eletronicamente em pastas virtuais que só ocupam espaços ínfimos na memória cada vez mais possante das cada vez menores engenhocas. E ainda pode contar com as “NUVENS” que lá no alto arquivam tudo. Precisando, é só pedir que chuvas de informação caem do céu.

A segurança é garantida.Ou quase garantida, depois que o Snowden resolveu botar a boca no trombone.

Hoje não param de surgir aplicativos em nome da facilitação do processo de comunicação entre as pessoas. A REDES SOCIAIS disputam entre si a primazia de facilitar a comunicação entre as pessoas no mundo inteiro em tempo real. McLuhan , que deve estar projetando alguma coisa que facilite a comunicação entre os espíritos, onde estiver, estará maravilhado com a ALDEIA GLOBAL em que nos transformamos e que ele profeticamente previu.

ENTÃO,POR QUE A COMUNICAÇÃO NA EMPRESA AINDA É UM PROBLEMÃO?

Embora o assunto requeira mais espaço para uma análise profunda, tentarei simplificar, apontando algumas possíveis causas e soluções que levem ao aperfeiçoamento da  COMUNICAÇÃO INTERNA.

1-A COMUNICAÇÃO na Empresa é antes de tudo um fenômeno humano, comportamental, e como tal estará sempre eivada de poder, sentimentos, motivações etc. O EMISSOR que detém,por exemplo, uma informação poderá ou não comunicá-la, franqueando aos liderados o compartilhamento do seu poder. O LÍDER de uma equipe é o principal agente emissor da comunicação.

2- No PROCESSO DE COMUNICAÇÃO, se atuarmos com foco nas mídias (mensagem, canais) sem atingirmos o EMISSOR, deixaremos sempre espaço para a proliferação da “rádio pião”, da “rádio corredor” ou das animadas conversas na copa, onde a indústria dos boatos corre solta. Muitas organizações acham que resolverão seus problemas de comunicação, investindo em newsletters , jornais ou mensagens eletrônicas. Podem ser importantes veículos para uma comunicação institucionalizada e padronizada (quando o assunto requer que todos da empresa recebam rigorosamente a mesma mensagem),mas nunca substituirá os líderes nos contatos diretos com seus liderados, em conversas francas, em clima de confiança.

3-A COMUNICAÇÃO do líder com os liderados deve antes fluir entre os próprios líderes, numa estrutura de poder que não marginalize ninguém. É papel fundamental do CEO, presidente, diretores, praticar a boa comunicação, estimulando sua “socialização” da forma mais transparente possível.

4-Uma empresa produz ambiente mais saudável e produtivo quanto mais aberto e franco for seu processo de comunicação interna. Questões reservadas e sigilosas devem representar parte mínima do processo.

5- Uma das competências exigidas do LÍDER deve ser sua capacidade de comunicar-se com a equipe. Para isso, não basta fazê-lo manter a “porta de sua sala aberta”, como apregoam politicas de muitas empresas. É preciso que dentro daquela sala haja uma pessoa receptiva, aberta ao diálogo, pronta para receber seus liderados e falar francamente. “PORTAS ABERTAS” sim, mas também “CARAS ABERTAS”!

AS MÍDIAS DEVEM JOGAR A FAVOR

Ignorar ou proibir o uso das mídias eletrônicas é atitude, além de inútil, tacanha. Hoje o recrutamento já faz uso generalizado do Linkedin. Talvez não haja em uma empresa quem não esteja cadastrado nessa Rede. InstagramFacebook, Twitter, WhatsApp são usados intensivamente por todos.

As questões que preocupam as organizações estão relacionadas ao uso excessivo em horário de trabalho; ao uso de aplicativos que não dizem respeito às atividades profissionais; às conversas contínuas sobre futilidades etc etc. É preciso que os funcionários sejam esclarecidos sobre regulamentos internos, legislação sobre o tema e políticas da organização. Jogo aberto com todos, comunicação clara!

As redes sociais, no entanto, podem tornar-se um poderoso instrumento da Comunicação Interna. A empresa pode criar redes internas para troca de informações e de experiências bem ou mal sucedidas entre pessoas de atividades afins. Por exemplo, vendedores podem narrar seus sucessos e fracassos em suas abordagens com clientes para venda de produtos. Há mil possibilidades a serem exploradas. As mídias são poderosas aliadas da Comunicação Interna.

A Comunicação na empresa tem nas mãos um arsenal ,com armas modernas e cada vez mais eficazes. É necessário, porém, “desarmar” as pessoas que usam indevidamente essas armas.O uso indiscriminado de EMAILS , substituindo os contatos pessoais, sendo enviados a distâncias que se medem em metros, é um exemplo que deve ser coibido.O primeiro foco , no entanto, deve ser nos aspectos comportamentais que facilitam ou restringem o Processo de Comunicação.

Lembremos também: COMUNICAÇÃO é um processo de dupla-mão. O RECEPTOR precisa ser ouvido. Seu feedback é que dá a medida da comunicação realizada.

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Milton Pereira

Há mais de 30 anos como executivo de grandes empresas, hoje atua como Consultor em Liderança, Comunicação e Educação Corporativa.

2 comentários

  1. Parabéns ao Milton por mais esta contribuição. O desafio contemporâneo da comunicação é mesmo gigante: a tarefa de “registrar” é hoje muito simples, requer muito menos trabalho que antigamente, e conta com o barateamento dramático dos meios de armazenamento; a distribuição do que quer que tenha sido armazenado, relevante ou não, também é tarefa que requer pouco esforço, seja pelo uso da web, das redes sociais ou das redes corporativas.
    Agora, se juntarmos a esse cenário uma liderança omissa e desatenta, ai sim, amigos: teremos um “caldo” perigoso, receita certa para a frustração, como bem descreve o Milton.
    Abraços a todos!

  2. grande Milton, artigo ‘direto ao ponto”.. por coincidência falava a pouco com uma especialista no tema que defende a tese de que comunicação e comportamento são uma coisa só…são sinônimos.. não se faz comunicação efetiva se o comportamento não for irmão-siamês da comunicação… enfim, parabéns pela reflexão

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